レシートをスキャンして保存：確定申告の保存期間も

2026年11月4日

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レシートをスキャンするには、暗い色の机にレシートを平らに置き、スマホのスキャン機能やスキャナーアプリで撮って、白黒の仕上がりで薄い印字を濃くします。最後に日付、店名、金額で名前を付けておけば、紙が色あせたあとも内容を確認できます。1枚1分ほどの作業です。

ただし、確定申告に使うレシートや領収書は、スキャンしたからといってすぐに紙を捨ててよいとは限りません。この記事の後半では、国税庁の情報をもとに、書類の保存期間とスキャナ保存の考え方をまとめています。税務上の判断が必要な場合は、税務署や税理士に確認してください。この記事は税務の助言ではありません。

レシートをスキャンしておく理由

レシートの多くは感熱紙です。プリンターが紙を熱して黒くする仕組みなので、熱や光、こすれで少しずつ薄くなります。財布に入れっぱなしにしたり、夏の車内に置いたりすると、返品や保証の手続き、確定申告で必要になったときには白紙同然になっていることもあります。受け取った日にスキャンしておけば、印字が濃い状態で残せます。

探しやすさも違います。箱に入れたレシートは手で仕分けるしかありませんが、日付で名前を付けたスキャンなら、フォルダの中で勝手に日付順に並びます。

スマホでレシートをスキャンする手順

どのスキャナーアプリでも、スマホ標準のスキャン機能でも、手順は同じです。

1. 折り目を手で伸ばします。くしゃくしゃのレシートは細かい影ができ、文字が読みにくくなります。
2. 暗い色の無地の面に置きます。白い机に白いレシートでは、ページの端が見つかりにくくなります。本の表紙や濃い色の紙を下に敷くと確実です。
3. フラッシュは切ります。光沢のある紙に白い反射が出やすいためです。自分の影がレシートにかからない位置に立ちます。
4. レシート全体が画面に収まるように、少し余白を残してスマホを構えます。四隅が見つかったところで撮影されます。
5. 仕上がりを選びます。多くのレシートは白黒が向いていて、薄い灰色の印字が濃くなります。色付きのロゴや印が必要な場合だけカラーにします。
6. 合計金額と日付を拡大して確認し、ぼやけていたら撮り直します。
7. 名前を付けて保存します（方法は下で説明します）。

iPhoneなら、メモアプリの添付ボタンから「書類をスキャン」、またはファイルアプリのフォルダで「その他」（…）から「書類をスキャン」を選びます。ファイルアプリを使うとPDFがそのフォルダに直接入るので、年ごとのフォルダでレシートを管理するならこちらが便利です。詳しくは「iPhoneで書類スキャンする方法」を見てください。AndroidならGoogleドライブのカメラアイコンからスキャンでき、PDFがドライブに保存されます。

長いレシートと薄くなったレシート

スーパーや飲食店のレシートは、画面に入りきらないほど長いことがあります。その場合は、スマホを少し高く構えて全体を入れます。周りの机は切り抜かれるので気にしなくて大丈夫です。小さな文字が読めなくなるほど遠い場合は、上半分と下半分に分け、1〜2行重なるように2ページで撮って、同じ書類にまとめます。

すでに薄くなり始めたレシートは、今すぐスキャンし、数字が読める範囲で白黒の強さを上げます。強さを上げると薄い灰色の文字は濃くなりますが、完全に消えた文字は戻りません。その場合は、カードや銀行の明細が金額の記録になります。

確定申告の書類の保存期間

個人の確定申告で、帳簿や書類をどれくらいの期間保存するかは、国税庁が白色申告と青色申告のページで案内しています。主な内容をまとめると次のとおりです。

青色申告の領収書のように現金のやり取りに関する書類は原則7年で、前々年分の所得が300万円以下の場合は5年でよいとされています。会社員が医療費控除を受けるときは、領収書を申告書に添付する代わりに「医療費控除の明細書」を出しますが、国税庁は申告期限等から5年間、領収書の提示や提出を求める場合があるとしています。期限は「確定申告の期限から数えて」と考え、迷ったら長いほうに合わせておくと安心です。

スキャンしたら紙のレシートは捨てられる？

電子帳簿保存法には「スキャナ保存」という制度があり、要件を満たしてスキャンデータを保存すれば、紙の原本の代わりにできます。2022年1月以降は税務署長の事前承認も要らなくなりました。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトの一問一答などによると、主な要件には次のようなものがあります。

• 200dpi以上の解像度で読み取る
• 原則としてカラー（赤・緑・青それぞれ256階調以上）で読み取る
• 受け取ってから決められた期間内に入力する
• タイムスタンプを付けるか、訂正や削除の履歴が残るシステムで保存する
• 取引の日付、金額、取引先で検索できるようにする

これらは使うシステムや運用のルールまで含めた要件です。普通のスキャナーアプリで撮って名前を付けただけでは満たせないことが多いので、税務の証拠として使うレシートや領収書は、保存期間が終わるまで紙も残しておくのが無難です。スキャンは、色あせへの備えと、探しやすくするための控えと考えてください。

なお、メールやネットで受け取った領収書のデータ（電子取引）は、紙に印刷するのではなくデータのまま保存するルールがあります。詳しくは同じ特設サイトの「電子取引」の項目で確認できます。

レシートの名前の付け方と整理

スキャンには、年から始まる日付、店名、金額の順で名前を付けます。「2026-11-04 ホームセンター 4218」のような名前なら、どのフォルダでも日付順に並び、検索もしやすくなります。

フォルダは年ごとに1つ作り、必要なら「事業」「医療費」「保証書」などに分けます。確定申告の時期にそのフォルダを開けば、1年分がまとまっています。

領収書スキャンアプリの選び方

「レシート スキャン アプリ」と一口にいっても、撮ったあとの扱いはアプリによってかなり違います。

会計アプリは、帳簿もそのソフトで付けているなら便利です。多くはアカウントが必要で、レシートはその会社のサーバーに保存されます。スキャナ保存の要件に対応した製品もあるので、紙を減らしたい個人事業者は対応状況を確認するとよいでしょう。

Copierでレシートをスキャンする

Copierでは、レシートにカメラを向けると輪郭がその場で表示され、「自動」がオンなら約1秒静止したところで撮影されます。「連続」にすると、財布から出したレシートをカメラを閉じずに次々と撮れます。丸まったレシートも切り抜いてまっすぐにし、「白黒」ならくっきりした印字になります。印字が薄いときは、選んだ仕上がりをもう一度タップして強さを上げます。保存したら日付、店名、金額で名前を変え、ライブラリで名前から検索できます。

アップロードもアカウントもないので、レシートは自分で共有するまでスマホの中に残ります。JPGでの共有は書類10件まで無料、PDF書き出しと書類数の無制限化は買い切りのCopier Proです。Copierはレシートの文字を読み取らず、クラウドへのバックアップもしません。電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応したシステムでもないので、バックアップが必要なら、普段使っている保存先に共有してください。手持ちのレシートをまとめて片付ける方法は「書類スキャンのやり方」も参考になります。

続けやすいレシート管理のコツ

• その日のうちにスキャンします。感熱紙は新しいうちがいちばん濃く印字されています。
• 週に1回、財布の中身をまとめてスキャンします。
• 家電など高い買い物のレシートは、返品や保証の期間が終わるまで紙も残します。
• なくしたレシートは、カードや銀行の明細で日付、店名、金額を確認できます。
• スキャンが灰色っぽくなる場合は、明るい場所に移るか、暗い色の面に置き直します。