Hoe lang administratie bewaren? Termijnen voor 2026

4 november 2026

Ook in het English, Deutsch

Hoe lang je administratie moet bewaren, hangt af van wie je bent. Ben je ondernemer of zzp’er, dan geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar, en voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Ben je particulier, dan heb je geen wettelijke bewaarplicht, maar raadt de Rijksoverheid aan je administratie 5 jaar te bewaren, omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug kan navorderen. Scannen mag: een goede scan kan het papier vervangen, op een paar uitzonderingen na.

Deze pagina beschrijft de Nederlandse regels zoals de Belastingdienst en de Rijksoverheid ze uitleggen. Het is geen belastingadvies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan je boekhouder of de Belastingdienst. In België gelden andere termijnen; kijk daarvoor bij de FOD Financiën.

Bewaartermijnen administratie op een rij

De termijnen voor ondernemers staan op de pagina van de Belastingdienst over het bewaren van je administratie. Het advies voor particulieren komt van de Rijksoverheid.

Wanneer begint de termijn?

Voor ondernemers begint de bewaartermijn pas als een stuk zijn actualiteitswaarde verliest. Een huurcontract van vier jaar hoort die vier jaar bij je lopende administratie. Pas daarna gaan de 7 jaar lopen. Hetzelfde geldt voor een leaseovereenkomst, een lening of een garantie die nog loopt.

Een rekenvoorbeeld voor een gewone factuur: een inkoopfactuur uit 2026 hoort bij het boekjaar 2026. Reken je de 7 jaar vanaf het einde van dat jaar, dan kun je hem na 2033 opruimen. Wil je zeker zijn, houd dan een jaar marge aan.

Voor particulieren werkt het eenvoudiger. De Belastingdienst kan tot 5 jaar na afloop van het belastingjaar navorderen. Stukken over 2026 bewaar je dan in elk geval tot en met 2031.

Wat moet je als particulier bewaren?

Er is geen lijst die je verplicht bent te volgen, maar dit is wat je het liefst 5 jaar houdt:

• Je aangifte inkomstenbelasting en de definitieve aanslag.
• Jaaropgaven van je werkgever of uitkeringsinstantie.
• Bankafschriften of jaaroverzichten, vooral van spaar- en beleggingsrekeningen.
• Bonnetjes en facturen die je hebt gebruikt voor een aftrekpost, zoals zorgkosten of giften.
• Stukken over je eigen woning en hypotheek, zoals de koopakte en de jaaropgaven van de hypotheek.

Stukken over je huis bewaar je verstandig zolang je het huis hebt, en daarna nog een paar jaar. Ze helpen als er later vragen komen over de hypotheekrenteaftrek of de verkoop.

Bonnetjes scannen: mag het papier dan weg?

Ja, onder voorwaarden. Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen zegt dat gegevens op een andere gegevensdrager mogen worden overgebracht en bewaard. Dat heet conversie, en scannen is daar het bekendste voorbeeld van. De wet stelt een paar eisen:

• De scan geeft de gegevens juist en volledig weer. Alles wat op het papier staat, moet leesbaar op de scan staan.
• De scan is de hele bewaartermijn beschikbaar.
• Je kunt hem binnen redelijke tijd leesbaar maken als de Belastingdienst erom vraagt.

Een uitzondering: de op papier opgestelde balans en de staat van baten en lasten mogen niet op die manier worden vervangen. Die bewaar je als ondernemer op papier, als je ze op papier hebt.

Bonnetjes zijn het eerste dat je wilt scannen. Kassabonnen zijn vaak gedrukt op thermisch papier, en dat vervaagt na een paar jaar of in de zon. Een scan van de dag zelf is na vijf jaar beter leesbaar dan het origineel.

Zo scan je je administratie

1. Maak één map per jaar, met de aangifte, de jaaropgaven en de bonnetjes voor aftrekposten. Ondernemers houden een map per boekjaar.
2. Scan elk stuk plat en bij goed licht. Een scanner-app zet scheve pagina’s recht en haalt schaduwen weg.
3. Scan afschriften met meerdere pagina’s als één document, in de goede volgorde.
4. Geef bestanden een naam die met het jaar begint, zodat ze vanzelf sorteren: “2026 jaaropgave werkgever”, “2026 factuur laptop”.
5. Maak een reservekopie op een computer of een externe schijf. Een scan die alleen op je telefoon staat, ben je kwijt als je telefoon kwijt is.
6. Schrijf de opruimdatum op de map: “bewaren tot eind 2031”.

Copier is een manier om dat te doen. De app vindt elke pagina, zet hem recht en haalt schaduwen weg op je telefoon, en er wordt niets geüpload of aan een account gekoppeld. Dat is fijn voor papieren met je BSN, je inkomen en je rekeningnummers. Voor bonnetjes en tekst geeft de stijl Z/W scherpe letters, en met Reeks scan je een stapel achter elkaar. Je deelt pagina’s gratis als JPG (tot 10 documenten) of als pdf met Copier Pro, een eenmalige aankoop. Copier maakt geen back-up in de cloud, dus kopieer je bestanden zelf naar je eigen opslag.

Meer over goede scans met je telefoon lees je in documenten scannen met je telefoon. Wordt een pdf met afschriften te groot, zie dan pdf verkleinen.

Wat mag weg, en wanneer?

• Elk voorjaar, na je aangifte: kijk naar het jaar dat buiten de termijn valt. Als particulier ruim je de bonnetjes en afschriften op van jaren die langer dan 5 jaar geleden zijn, tenzij er nog iets loopt met de Belastingdienst.
• Nooit op schema: stukken over een huis dat je nog hebt, stukken over buitenlands vermogen en alles wat met een lopend bezwaar te maken heeft.
• Voordat je weggooit: controleer of de scan leesbaar is en of je een reservekopie hebt.
• Versnipper, gooi niet zomaar weg. Op belastingpapieren staan je BSN en je rekeningnummers.

Moet je voor je werkgever of een verhuurder een kopie van je identiteitsbewijs maken, lees dan paspoort scannen over hoe je die veilig maakt.